Verzoeken van betrokkenen afhandelen, met 25 standaardbrieven

NormenAVGWpg

De IBD heeft een handreiking die uitlegt wat de rechten inhouden. Dit item is de uitvoering: hoe een privacyteam een inzage- of verwijderverzoek in een maand afhandelt, met de brief die bij elke stap hoort. De brieven zijn geschreven in begrijpelijke taal, met vaste kopjes ("Waarom ontvangt u deze brief?", "Wat betekent dit?"), en eindigen met de rechtsmiddelen.

Wat erin zit#

Stuk	Waarvoor
Procedure rechten van betrokkenen	Zes stappen met RACI; uitwerking per AVG-recht; beperkingen en tips onder de Wpg
Brieven	25 sjablonen, genummerd naar de fase (zie hieronder)
Overzicht persoonsgegevens	Leeg sjabloon voor het overzicht bij een besluit op een inzageverzoek, naar het voorbeeld van de AP
Privacyverklaring medewerkers	Voorbeeld van de informatieplicht als werkgever

De brieven#

Nummer	Fase	Brieven
01	Om identificatie vragen	brief identificatieverzoek inzageverzoek gemachtigde · brief identificatieverzoek inzageverzoek · brief identificatieverzoek verwijderverzoek
02	Niet in behandeling nemen, geen identificatie	niet in behandeling nemen inzageverzoek · niet in behandeling nemen verwijderverzoek
03	Uitstel met maximaal twee maanden	brief uitstel inzageverzoek · brief uitstel verwijderverzoek
04	Besluit: protocolleringsoverzicht BRP	brief inwilligen inzageverzoek protocolleringsoverzicht
05	Besluit: inzage algemeen, of (gedeeltelijke) verwijdering	brief inwilligen inzageverzoek algemeen · brief inwilligen verwijderverzoek
06	Bijlage 1, overzicht van documenten en gegevens	bijlage 1 overzicht verwijderverzoek · bijlage 1 overzicht
07	Bijlagen rechtsmiddelen	bijlage 2 rechtsmiddelen · bijlage 3 rechtsmiddelen
08	Begeleidende e-mail bij beveiligd versturen	e mail bericht bij versturen verzoek via beveiligde mail verwijderverzoek · e mail bericht bij versturen verzoek via beveiligde mail
09	Een verwerker vragen mee te werken (verwijderen, rectificeren, beperken)	derde partij informeren over verzoek
11	Om verduidelijking vragen	aanvraag verduidelijking inzageverzoek · aanvraag verduidelijking verwijderverzoek
12	Ontvangstbevestiging (optioneel)	bevestiging ontvangst inzageverzoek optioneel · bevestiging ontvangst verwijderverzoek optioneel
13	Beëindigen, geen reactie op de vraag om verduidelijking	geen gehoor beeindigen inzageproces · geen gehoor beeindigen verwijderproces

Nummer 10 ontbreekt bewust: dat was de interne lijst met contactpersonen per afdeling. Maak die voor je eigen organisatie; de procedure legt uit waar hij voor dient.

Drie praktijkkeuzes uit de procedure#

Een overzicht is het uitgangspunt, geen kopieën. Kopieën alleen waar de wet dat eist (Wmo, Jeugdwet) of waar het overzicht de gegevens niet getrouw weergeeft.
Alle gegevens van anderen worden gelakt, ook die van partner, kinderen of behandelaren die de verzoeker kent. De brief legt uit waarom.
Vier ogen op elk besluit: een tweede privacy officer leest mee voordat het besluit de deur uit gaat. Digitaal binnengekomen wordt digitaal en beveiligd beantwoord, per post binnengekomen aangetekend per post.

Wat dit niet is#

Het briefhoofd is vervangen door een neutraal blok; adressen, websites en zaaknummers zijn voorbeelden. Termijnen en de rechtbank in de rechtsmiddelen moet je controleren voor je eigen organisatie.

Licentie#

EUPL-1.2.