Brief 5: verwijderverzoek inwilligen

Onderdeel van Verzoeken van betrokkenen afhandelen, met 25 standaardbrieven · Markdown-bron

[Briefhoofd van de gemeente]

Veld	Invullen
Datum	[datum]
Ons kenmerk	[zaaknummer]
Onderwerp	Verwijderverzoek

Beste voorletters + achternaam,

Op [datum binnenkomst] ontving de gemeente VOORBEELDGEMEENTE uw verzoek tot verwijdering van de persoonsgegevens die de gemeente van u verwerkt. Dit verzoek hebben wij in behandeling genomen als een beroep op artikel 17 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna genoemd de AVG).

Wij kunnen gedeeltelijk gehoor geven aan uw verzoek om verwijdering

In artikel 17 AVG is bepaald dat persoonsgegevens die overbodig zijn of onrechtmatig worden verwerkt, op verzoek moeten worden verwijderd. In dit artikel is ook bepaald dat een verzoek om verwijdering onder omstandigheden kan worden geweigerd. Is het bijvoorbeeld zo dat degene die de persoonsgegevens verwerkt, wettelijk verplicht is tot het bewaren van deze gegevens, dan kan het verzoek worden afgewezen.

In uw geval is dat laatste aan de hand. Het lijkt misschien alsof de registratie van uw persoonsgegevens overbodig is. Echter, de gemeente heeft een wettelijke verplichting om een archief erop na te houden. Archiefwaardige stukken moeten gedurende een bepaalde periode bewaard blijven, voordat deze moeten worden verwijderd. Dit is bepaald in de Archiefwet. Artikel 17 AVG, waarin het recht op verwijdering is geregeld, houdt hier rekening mee: het recht op verwijdering is niet aan de orde indien er een wettelijke verplichting tot bewaren bestaat (artikel 17, lid 3, onder b, AVG).

Omdat eerdere zaken, zoals [BESCHRIJVEN], bij de gemeente VOORBEELDGEMEENTE nog vrij recent is, rust op een deel daarvan nog een archiveringsplicht. Deze persoonsgegevens kunnen wij voorlopig dus niet verwijderen.

Om welke gegevens gaat het?#

Hierbij ontvangt u een overzicht van:

• persoonsgegevens die de gemeente VOORBEELDGEMEENTE van u verwerkt;

• wat daarvan de verwerkingsdoeleinden zijn;

• de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt;

• de periode gedurende welke de persoonsgegevens naar verwachting zullen worden vernietigd, of indien dat niet mogelijk is, de criteria om die termijn te bepalen;

• alle beschikbare informatie over de bron van die gegevens;

• en indien relevant, informatie over geautomatiseerde besluitvorming.

Dit overzicht is als bijlage 1 toegevoegd aan dit besluit.

Voortvloeiend uit uw verwijderverzoek heeft u een aantal rechten. Meer informatie hierover kunt u vinden onderaan dit besluit.

Heeft u vragen of klachten?#

Wij helpen u graag als u vragen of klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Met vragen kunt u terecht bij Team IB&P. Zij zijn bereikbaar via het e-mailadres: naam@voorbeeldgemeente.nl

Met klachtenHiervoor kunt u terecht bij de Functionaris Gegevensbescherming. Deze is te bereiken via het e-mailadres: naam@voorbeeldgemeente.nl.

Mocht u er met ons niet uitkomen, dan heeft u op grond van de AVG recht op het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

Wilt u bezwaar maken?#

Bent u het niet eens met dit besluit? Dan kunt u schriftelijk bezwaar maken.

U hebt daar zes weken de tijd voor. De zes weken beginnen een dag nadat dit besluit is verstuurd. De datum waarop dit besluit is verstuurd, vindt u bovenaan. Verstuur uw bezwaar op tijd. Zo voorkomt u dat wij uw bezwaar niet behandelen.

Hoe maakt u bezwaar?

Er zijn twee manieren waarop u bezwaar kunt maken:

Digitaal: Via www.voorbeeldgemeente.nl kunt u digitaal bezwaar maken. Hiervoor hebt u een DigiD nodig.
Per post: Stuur uw bezwaar naar het college van burgemeester en wethouders van de gemeente VOORBEELDGEMEENTE, Postbus 0000, 0000 AA VOORBEELDGEMEENTE.

Wat moet in uw bezwaar staan?

Uw naam en adres;
Uw handtekening en de datum van ondertekening;
Een omschrijving van dit besluit (noem de datum en het kenmerk van het besluit of stuur een kopie van dit besluit mee);
De reden waarom u bezwaar maakt;
Uw telefoonnummer en e-mailadres (niet verplicht, wel gewenst).

Wilt u een voorlopige voorziening aanvragen?

Dit besluit blijft ook gelden als u bezwaar hebt gemaakt. Kunt u de uitslag van de bezwaarprocedure niet afwachten omdat daardoor dringende problemen ontstaan? Dan kunt u de bevoegde rechtbank vragen om een voorlopige voorziening. Dit is een voorlopige beslissing in spoedeisende zaken die geldt als tijdelijke regeling tot de eindbeslissing er is.

U kunt alleen om een voorlopige voorziening vragen als u ook bezwaar hebt gemaakt. Voor de behandeling door de rechtbank moet u betalen (dit heet griffierecht).

U vraagt een voorlopige voorziening aan door een verzoek te sturen naar: [rechtbank], [adres rechtbank]. Meer informatie vindt u op de website www.rechtspraak.nl.

Hopende u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben en met vriendelijke groet,

Het college van burgemeester en wethouders

Namens deze,

[ondertekening]

[verantwoordelijk manager]

Rechtsmiddelen

In het besluit bent u erop gewezen dat een aantal rechten hebt om grip te houden op uw persoonsgegevens. Deze rechten zijn vervolgstappen die u kunt nemen om te bepalen wat er met uw persoonsgegevens gebeurt. Hieronder leest u wat deze rechten inhouden.

Recht op rectificatie

Dit houdt in dat u het recht heeft om persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te laten afschermen. U kunt dit recht inroepen om de volgende redenen:

De persoonsgegevens zijn onjuist;
De persoonsgegevens zijn onvolledig of doen niet ter zake voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld;
De persoonsgegevens worden op een andere manier in strijd met een wet gebruikt.

Recht op vergetelheid

Dit heet ook wel het recht op verwijdering. Dit recht geeft u de mogelijkheid om een verzoek in te dienen om uw persoonsgegevens te verwijderen. Houd er wel rekening mee dat wij dit verzoek af mogen wijzen. Bijvoorbeeld als in de wet staat dat wij bepaalde gegevens moeten bewaren of registreren.

Recht op beperking van de verwerking

Dit recht geeft u de mogelijkheid om de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk te laten stoppen. Dit betekent dat wij uw persoonsgegevens tijdelijk niet meer kunnen en mogen gebruiken. Totdat we onderzoek hebben gedaan naar de juistheid van de verwerking. En er zorg voor hebben gedragen dat de verwerking klopt. In de volgende situaties kunt u dit recht gebruiken:

Gegevens zijn mogelijk onjuist;
De verwerking is onrechtmatig;
De persoonsgegevens zijn niet meer nodig;
U hebt bezwaar gemaakt tegen de verwerking van de gegevens.

Recht op dataportabiliteit

Dit recht geeft u de mogelijkheid om alle persoonsgegevens te ontvangen die wij van u hebben. U kunt dit recht in sommige gevallen ook gebruiken om ons te verzoeken persoonsgegevens over te dragen aan een andere organisatie.

Recht van bezwaar

U kunt in bezwaar gaan tegen de verwerking van de persoonsgegevens. Dit kunt u doen aan het adres dat wordt vermeld in het besluit.

Recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Komt u er met ons niet uit? Dan hebt u de mogelijkheid om een privacyklacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kunt u doen op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens of u stuurt een brief aan het adres: Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ in Den Haag. Als u een klacht indient, vermeld dan altijd:

Over welke persoonsgegevens het gaat;
Over welke organisatie het gaat;
Of u al contact heeft gehad met die organisatie;
Hoe de organisatie reageerde op uw klacht;
Of (het negatieve gevolg van) de verwerking nog plaatsvindt;
Wat u met de klacht wilt bereiken;
Uw naam, adres en telefoonnummer.