Onderdeel van Een digitaal calamiteitenteam opzetten · Markdown-bron
Dit document bevat de generieke taakkaart voor alle leden van het digitale calamiteitenteam en rolspecifieke taakkaarten voor de kernrollen binnen het team. De inhoud is gebaseerd op het Cyber & IT Calamiteitenplan DE REGIO, bestaande taakkaarten en lessen uit evaluaties van eerdere incidenten.
Voor alle leden van het calamiteitenteam is er een generieke taakkaart. Aanvullend is er vanuit iedere rol een verdieping met specifieke taken. Ieder teamlid heeft dus de combinatie van generieke en specifieke aandachtspunten.
Lid digitale calamiteitenteam
Via voorzitter van het calamiteitenteam, CIO, CISO of manager IV Operatie conform opschalingsprotocol.
Voorzitter van het calamiteitenteam
Medewerkers het IV-cluster op basis van besluiten calamiteitenteam of deelacties eigen verantwoordelijkheid
Actief deelnemen aan de bestrijding van digitale calamiteiten volgens werkwijze van het team.
Inbrengen van eigen expertise en verantwoordelijkheidsgebied.
Zorgen voor actuele, feitelijke informatie-uitwisseling binnen het calamiteitenteam.
Uitvoeren van toegewezen acties en terugkoppelen over voortgang en knelpunten.
Bewaken van de samenhang met reguliere processen en/of eigen afdeling.
Signaleren van risico’s, afhankelijkheden en escalatiebehoeften.
Actieve bijdrage leveren aan de vergaderdiscipline.
Bevestig oproep en meld je bij de afgesproken (fysieke of digitale) werkplek: kamer 2.14 op Level.
Start eigen logboek (of stem af met secretaris over centrale logging).
Vorm een actueel beeld van de situatie binnen jouw expertisegebied.
Deel relevante feiten direct in het overleg of via afgesproken kanalen.
Controleer bereikbaarheid van noodzakelijke interne en externe contactpersonen.
Werk volgens BOB-structuur: Beeldvorming – Oordeelsvorming – Besluitvorming.
Breng voortgangs- en afwijkingsinformatie in bij de voorzitter/secretaris.
Volg vastgestelde communicatie- en informatiestromen.
Bewaak uitvoer van jouw actiepunten of die van jouw achtervang.
Schakel tijdig op bij stagnatie of nieuwe dreiging.
Denk mee over alternatieve oplossingen en scenario’s.
Houd rekening met afhankelijkheden in systemen, processen en besluitvorming.
Lever jouw bijdragen voor het overdrachtsmoment aan de lijnorganisatie.
Rond eigen actiepunten af of draag deze formeel over.
Plan een evaluatiemoment, twee weken na het beeindigen van het calamiteitenteam
Lever input aan de secretaris voor het logboek en evaluatie.
Neem deel aan de debriefing en geef leer- en verbeterpunten door.
Actueel totaalbeeld incident (van voorzitter/secretaris)
Inzetopdracht of taakomschrijving
Actuele statusrapportages / impactanalyse eigen domein
Relevante interne en externe contactinformatie
Tijdige en correcte uitvoering van toegewezen acties
Terugkoppeling voortgang, knelpunten en afwijkingen
Input voor besluitvorming, communicatie en evaluatie
Handelen binnen eigen vak- en mandaatgebied
Adviseren over beslissingen buiten eigen mandaat
Opschalen bij dreigende overschrijding van afspraken of mandaten
Teamsomgeving (documentatie, logboek, actielijst)
Afgesproken chat- of noodcommunicatiekanalen
Checklists, draaiboeken, procedures
Bereikbaarheidslijsten interne en externe partners
Deelname aan vergaderingen volgens vastgestelde frequentie
Eventueel deelname aan deeloverleggen binnen eigen expertisegebied
Alle vaste en flexibele leden van het calamiteitenteam
Eigen afdelings- of ketenvertegenwoordigers
Externe partners binnen eigen taakveld, in afstemming met voorzitter of communicatielijn
Beslist over activering calamiteitenteam en frequentie overleggen
Zorgt voor een ordelijk en gedegen verloop van de vergadering
Stuurt de werkzaamheden en besluitvorming binnen calamiteitenteam
Geeft deelnemers het woord en handhaaft vergaderdiscipline
Vertegenwoordigt calamiteitenteam naar GS, TBz en externe partijen
Bewaakt voortgang, samenhang en naleving procedures
Bevestig oproep en meld je bij de werkplek
Breng actuele informatie uit jouw expertisegebied in
Voer toegewezen acties direct uit of zet deze in gang
Houd voorzitter/secretaris op de hoogte van voortgang
Lever input voor besluitvorming en communicatie
Vertegenwoordigt gebruikersbelang in calamiteitenteam
Adviseert over prioriteiten vanuit bedrijfsvoering en dienstverlening
Coördineert afstemming met gebruikersorganisaties
Bevestig oproep en meld je bij de werkplek
Breng actuele informatie uit jouw expertisegebied in
Voer toegewezen acties direct uit of zet deze in gang
Houd voorzitter/secretaris op de hoogte van voortgang
Lever input voor besluitvorming en communicatie
Ondersteunt voorzitter en helpt met een ordelijk en gedegen verloop van de vergadering
Signaleert mbt vergaderdiscipline
Beheert logboek en actielijst als 'single point of truth'
Zorgt voor agendering, verslaglegging en distributie besluiten
Beheert communicatiekanalen en documentatieomgeving
Ondersteunt voorzitter en bewaakt opvolging acties
Bevestig oproep en meld je bij de werkplek
Breng actuele informatie uit jouw expertisegebied in
Voer toegewezen acties direct uit of zet deze in gang
Houd voorzitter/secretaris op de hoogte van voortgang
Lever input voor besluitvorming en communicatie
Stuurt team Informatiebeveiliging aan
Coördineert technische analyse en respons bij cyberincidenten
Onderhoudt contact met IBD, NCSC en externe security-partners
Adviseert calamiteitenteam over risico’s, impact en mitigerende maatregelen
Neemt voorzittersrol over indien aangewezen
Bevestig oproep en meld je bij de werkplek
Breng actuele informatie uit jouw expertisegebied in
Voer toegewezen acties direct uit of zet deze in gang
Houd voorzitter/secretaris op de hoogte van voortgang
Lever input voor besluitvorming en communicatie
Stuurt operationele ICT-teams en leveranciers aan
Bewaakt voortgang herstelwerkzaamheden
Adviseert calamiteitenteam over technische haalbaarheid en prioritering
Onderhoudt contact met leveranciers en partners
Neemt voorzittersrol over indien CIO rol wordt waargenomen door Teammanager
Bevestig oproep en meld je bij de werkplek
Breng actuele informatie uit jouw expertisegebied in
Voer toegewezen acties direct uit of zet deze in gang
Houd voorzitter/secretaris op de hoogte van voortgang
Lever input voor besluitvorming en communicatie
Adviseert over communicatie-inzet en kernboodschappen
Hanteert de principes van crisiscommunicatie: Betekenisgeving, Informatievoorziening, Schadebeperking
Stem communicatie af met TBz en interne stakeholders
Bereidt interne en externe communicatie voor en publiceert
Monitort effectiviteit communicatie en stuurt bij waar nodig
Bevestig oproep en meld je bij de werkplek
Breng actuele informatie uit jouw expertisegebied in
Voer toegewezen acties direct uit of zet deze in gang
Houd voorzitter/secretaris op de hoogte van voortgang
Lever input voor besluitvorming en communicatie