Logboekformat en sleutelbesluitprocedure

Onderdeel van Een digitaal calamiteitenteam opzetten · Markdown-bron

Dit document beschrijft het standaard logboekformat en de procedure voor sleutelbesluiten ten behoeve van het digitale calamiteitenteam van de DE REGIO. Doel is om tijdens een digitale calamiteit eenduidige vastlegging en besluitvorming te waarborgen.

1. Logboekformat#

Het logboek is het centrale informatiepunt (‘single point of truth’) tijdens een calamiteit. Het wordt beheerd door de aangewezen secretaris of logverantwoordelijke. Het logboek registreert besluiten, acties, communicatie en contactmomenten met exacte tijdstippen.

Het logboek bevat minimaal de volgende kolommen:

Statuscategorieën kunnen zijn: ‘Nieuw’, ‘Lopend’, ‘Afgerond’, ‘Afgewezen’. Het logboek wordt realtime bijgewerkt en na afloop van de calamiteit gebruikt voor de evaluatie.

Aanvullende richtlijnen:

• De logverantwoordelijke bewaakt volledigheid en actualiteit.
• Alle besluiten worden genummerd en gekoppeld aan het moment van besluitvorming.
• Communicatieacties worden voorzien van kanaal en doelgroep.
• Na afloop wordt het logboek opgeslagen in het teamdossier en gedeeld met BCM.

2. Sleutelbesluitprocedure#

Sleutelbesluiten zijn besluiten met potentieel grote gevolgen voor de organisatie, de dienstverlening of de technische infrastructuur. Voorbeelden zijn: het isoleren van netwerken, het uitschakelen van VPN, het inschakelen van forensische partijen, of het informeren van ketenpartners over datalekken.

2.1 Stappen voor sleutelbesluiten#

1. Signalering: een deelnemer van het calamiteitenteam identificeert een mogelijke sleutelbeslissing en brengt deze in tijdens het overleg. #
2. Analyse: de technische en organisatorische impact wordt toegelicht door CISO of IV Operatie. #
3. Adviesvorming: calamiteitenteam bespreekt de opties en de gevolgen voor dienstverlening en reputatie. #
4. Besluitvorming: de voorzitter van het calamiteitenteam neemt het besluit op basis van consensus of mandaat, of legt het voor aan de Gemeentesecretaris / DT. #
5. Vastlegging: besluit wordt opgenomen in het logboek inclusief exacte tijdstip, verantwoordelijke en vervolgstappen. #
6. Communicatie: de communicatieadviseur formuleert een korte interne en externe boodschap over het besluit, afgestemd met TBz of bestuur. #
7. Evaluatie: na afloop wordt het besluit geëvalueerd op effect, proportionaliteit en leereffect. #

2.2 Mandaten en rugdekking#

Het calamiteitenteam kan operationele sleutelbesluiten nemen binnen het kader van het Calamiteitenplan. Voor structurele of bestuurlijke besluiten (zoals langdurige afsluiting van systemen of externe communicatie over incidenten) wordt vooraf of direct na besluitvorming rugdekking gezocht bij het Directieteam (DT). De formalisering van dit mandaat wordt besproken en vastgelegd binnen het DT.

2.3 Documentatie en borging#

Elk sleutelbesluit wordt voorzien van een unieke referentiecode (SB-nummer) en gekoppeld aan relevante actiepunten in het logboek. Het logboek dient als bron voor evaluatie, rapportage aan bestuur en eventuele externe verantwoording.