Data Protection Impact Assessment Wpg (sjabloon)

Onderdeel van Wet politiegegevens bij de gemeente: DPIA, verbeterplan en privacyverklaring · Markdown-bron

Verwerking: [Vul naam verwerking in]

Managementsamenvatting#

Scope#

Scope#

Binnen scope

Buiten scope

Procesbeschrijving op hoofdlijnen#

[Vink aan wat van toepassing is]

☐ Dit betreft wel een ingewikkeld werkproces en verdient een verdere analyse

☒ Dit betreft geen ingewikkeld werkproces. Het werkproces stapsgewijs is hieronder aangevuld.

Het werkproces (stapsgewijs)

Workflow grafisch

Pre-DPIA#

Governance#

Proceseigenaar

[Beschrijf in de tabel de verschillende rollen (per stap) binnen het werkproces]

Verwerkingsverantwoordelijke

☐ Het college van burgemeester en wethouders

☐ De burgemeester

☐ De ambtenaar belast met heffing en invordering

Overzicht EXTERNE partijen en systemen in het werkproces#

[Vul het overzicht hieronder aan met alle externe partijen die een rol spelen bij de verwerking van politiegegevens in dit werkproces, en verwijder of wijzig de vooraf in de tabel ingevulde partijen die geen rol spelen bij het werkproces]

Overzicht INTERNE partijen en systemen in het werkproces#

[Vul voor alle gemeentelijke partijen die een rol spelen in de verwerking van politiegegevens in dit werkproces de tabel aan]

Cultuur#

[Beschrijf hieronder per betrokken afdeling (binnen de scope van het werkproces) wat het privacybewustzijn is en hoe

medewerkers omgaan met politiegegevens. Maak gebruik van de volgende kleuren:

• Groen = geen verbetering vereist

• Oranje = enige verbetering vereist

• Rood = sterke verbetering vereist of onbekend]

Grondslag en doelbinding#

Grondslag#

[Vul onderstaande tabellen in en gebruik de toelichting op de grondslag. Beschrijf eventuele toepasselijke wetgeving.]

Doelbinding#

[Wanneer de in dit werkproces gebruikte politiegegevens worden verwerkt voor een ander dan het hierboven beschreven doel, dan moet onderstaande tabel ingevuld worden. Wanneer dit niet van toepassing is vul dan in ‘N.v.t.’]

Juistheid#

Borging kwaliteit#

Onderscheid feiten en persoonlijk oordeel#

Logging#

Audits#

Dataminimalisatie#

Categorieën betrokkenen#

[Beschrijf de categorieën van betrokkenen en de grootte van deze groep(en)]

Beoordeling gebruikte politiegegevens#

[Vul de tabel hieronder aan met de beoordelingen per gebruikt politiegegeven binnen dit werkproces, en verwijder of pas de vooraf in de tabel ingevulde voorbeelden aan wanneer die niet van toepassing zijn]

Gevoelige politiegegevens#

[Het kan zijn dat tijdens een opsporingsonderzoek door een Boa, naast financiële gegevens en het BSN, het nodig is te weten te komen of de verdachte betrokken is geweest andere strafbare feiten of anderszins is opgevallen tijdens onderzoeken, of dat er een eerdere boete of een veroordeling heeft plaatsgevonden. Belangrijk hierbij is om de herkomst, grondslag en doel te vermelden. Indien deze gevoelige politiegegevens worden verwerkt binnen dit werkproces, dan dient eveneens toegelicht te worden hoe hiermee wordt omgegaan - denk aan extra organisatorische en technische maatregelen]

☐ Niet van toepassing à ga naar 7.4

Schulden. Partner. In BRP zien we wie op het adres staan ingeschreven. Bewoning van adres. Gezinssituatie

Bijzondere politiegegevens#

[Indien bijzondere politiegegevens worden verwerkt binnen dit werkproces, dan dient aangegeven te worden hoe hiermee wordt omgegaan - denk aan extra beveiliging of andere maatregelen - en dient de wettelijke uitzondering op het verwerkingsverbod benoemd te worden]

☐ Niet van toepassing à ga naar 8

Opslag#

[in het werkproces waar politiegegevens worden opgeslagen,

de betreffende bewaartermijnen en eventueel of er archivering plaatsvindt]

Is voor artikel 13 verwerkingen vastgelegd in een ‘Protocollering van verwerkingen ex artikel 13 lid 1 Wet Politiegegevens’ welke verwerkings- en bewaartermijnen zijn afgesproken?

☐ Ja ☐ Nee ☐ N.v.t

Is dat ook technisch mogelijk gemaakt in de gebruikte applicaties?

☐ Ja ☐ Nee ☐ N.v.t

Worden de bewaartermijnen periodiek gecontroleerd?

☐ Ja ☐ Nee ☐ N.v.t

Bescherming#

Beveiliging bij de gemeente#

[Kruis aan op welke wijze de politiegegevens worden beschermd binnen

de gemeente, voeg maatregelen toe waar nodig]

Gemeentebrede beveiligingsmaatregelen

☐ MS Active Directory (Single Sign On)

☐ Firewall ingericht bij datacenter

☐ Back-ups voor data op de servers ingericht met opslag op twee fysieke plaatsen (twee datacenterlocaties)

☐ Er vindt jaarlijks een Ensia Audit plaats

☐ Fysieke beveiliging (toegang met tag)

☐ Werktelefoon (of BYOD) is beveiligd met code of wachtwoord

☐ Werklaptop (of BYOD) is beveiligd met code of wachtwoord

☐ [Eigen aanvulling]

☐ [Eigen aanvulling]

Betrokken medewerkers

☐ Medewerkers hebben een eed afgelegd

☐ Medewerkers hebben een geheimhoudingsverklaring getekend

☐ Medewerkers hebben een VOG aangeleverd

☐ [Eigen aanvulling]

☐ [Eigen aanvulling]

Systemen binnen het werkproces

☐ Systemen zijn enkel toegankelijk via het VOORBEELDGEMEENTE-netwerk

☐Toegang tot gebruikte systemen is alleen mogelijk met de juiste credentials (wachtwoord en gebruikersnaam)

☐ Er wordt gebruik gemaakt van twee- of meerfactorauthenticatie (2FA/MFA)

☐ Er zijn (via IAM) autorisaties voor systemen ingericht

☐ Het verkrijgen van autorisaties is gekoppeld aan functie van medewerkers

☐ Het verkrijgen van autorisaties is afhankelijk van (aparte) toestemming van een leidinggevende

☐ In de systemen zijn autorisatiematrixen ingericht die op persoonsniveau de toegang regelen tot politiegegevens.

☐ Toegang tot systemen wordt gelogd, niet iedereen kan zomaar bij deze loggegevens

☐ Er vinden automatische updates plaats

☐ [Eigen aanvulling]

☐ [Eigen aanvulling]

Specifieke maatregelen voor dit werkproces

☐ Er vindt actief beheer plaats op de autorisatiematrixen

☐ Er worden periodieke controles (minimaal 2 keer per jaar) uitgevoerd op de toegekende autorisaties

☐ Er is een actuele lijst aanwezig met daarop de aangewezen bevoegd functionaris voor verwerkingen die vallen onder artikel 9,11, 13?

Beveiliging bij (sub)verwerkers#

[Geef per verwerker aan welke verwerkersovereenkomst is getekend en vul aan waar nodig]

[Vul in naam verwerker 1]

☐Verwerker heeft de VNG Standaard Verwerkersovereenkomst ondertekend. Hieronder staat Bijlage 2 van de getekende verwerkersovereenkomst

☐ Met verwerker is een andere verwerkersovereenkomst tot stand gekomen. In het tekstvak staan de belangrijkste beveiligingsmaatregelen

☐ Met verwerker is geen verwerkersovereenkomst afgesloten.

☐ Met verwerker zijn afspraken gemaakt om periodiek te controleren of afspraken in VWO nagekomen worden en dit wordt gedocumenteerd.

☐Met verwerker zijn afspraken gemaakt hoe, in het geval van incidenten, de verwerker de gemeente hierover informeert en meeneemt in de afhandeling ervan.

[Vul in naam verwerker 2]

☐Verwerker heeft de VNG Standaard Verwerkersovereenkomst ondertekend. Hieronder staat Bijlage 2 van de getekende verwerkersovereenkomst

☐ Met verwerker is een andere verwerkersovereenkomst tot stand gekomen. In het tekstvak staan de belangrijkste beveiligingsmaatregelen

☐ Met verwerker is geen verwerkersovereenkomst afgesloten.

☐ Met verwerker zijn afspraken gemaakt om periodiek te controleren of afspraken in VWO nagekomen worden en dit wordt gedocumenteerd.

☐Met verwerker zijn afspraken gemaakt hoe, in het geval van incidenten, de verwerker de gemeente hierover informeert en meeneemt in de afhandeling ervan.

[Vul in naam verwerker 3]

☐Verwerker heeft de VNG Standaard Verwerkersovereenkomst ondertekend. Hieronder staat Bijlage 2 van de getekende verwerkersovereenkomst

☐ Met verwerker is een andere verwerkersovereenkomst tot stand gekomen. In het tekstvak staan de belangrijkste beveiligingsmaatregelen

☐ Met verwerker is geen verwerkersovereenkomst afgesloten.

☒ Met verwerker zijn afspraken gemaakt om periodiek te controleren of afspraken in VWO nagekomen worden.

☐Met verwerker zijn afspraken gemaakt hoe, in het geval van incidenten, de verwerker de gemeente hierover informeert en meeneemt in de afhandeling ervan.

Beveiliging van politiegegevens bij structurele samenwerkingsverbanden.#

☐ Niet van toepassing, ga door naar 9.4

Rechtstreekse verstrekkingen OM#

[Geef aan of er rechtstreekse verstrekkingen plaatsvinden]

☐ Ja à ga hieronder verder

☐ Nee à ga naar vraag 9.5

☐ Technische en organisatorische maatregelen zijn getroffen

☐ De rechtstreekse verstrekking vindt alleen plaats voor zover noodzakelijk

☐ De rechtstreekse verstrekking vindt alleen plaats aan de aangewezen personen.

Ter beschikking stellen van politiegegevens binnen het Wpg domein#

☐ Er wordt bijgehouden met wie gegevens gedeeld worden

☐ De ontvanger is geautoriseerd

☐ Voor verdere verwerking van artikel 9-gegevens is er toestemming gegeven van de Bevoegd Funtionaris.

Verstrekking politiegegevens buiten Wpg domein#

☐ Er wordt bijgehouden met wie gegevens gedeeld worden

☐ Er is een werkwijze aanwezig voor de te ondernemen stappen en uit te voeren controles bij het verstrekken van politiegegevens

☐ Er zijn maatregelen geïmplementeerd om de beveiliging van de politiegegevens tijdens de verstrekking te waarborgen

☐ Er is een werkinstructie voor de documentatieplicht bij de verstrekking

☐ Er vindt controle / toezicht plaats op de verstrekkingen

☐ Er Blijkt uit steekproeven dat de waarborgen bij verstrekkingen worden getroffen

Transparantie#

Gebruikte technieken#

[Beschrijf in onderstaande tabel of er gebruik wordt gemaakt

van algoritmes, artificial intelligence, profilering en automatische besluitvorming]

Transparantie richting betrokkenen#

[Beschrijf in de tabel op welke wijze betrokkenen geïnformeerd worden over dit werkproces en hoe de afhandeling van verzoeken in het kader van rechten van betrokkenen geregeld is; verwijder of pas de vooraf ingevulde tekst eventueel aan]

Risico’s#

Betrokkenen#

[Vul de tabel hieronder aan met de privacyrisico’s die betrokkenen lopen binnen dit werkproces, en verwijder of pas de vooraf in de tabel ingevulde voorbeelden aan wanneer die niet van toepassing zijn]

Gemeente VOORBEELDGEMEENTE#

[Vul de tabel hieronder aan met de privacyrisico’s die de gemeente loopt binnen dit werkproces, en verwijder of pas de vooraf in de tabel ingevulde voorbeelden aan wanneer die niet van toepassing zijn]

Risicoclassificatie werkproces#

[Selecteer en sleep de ‘X’ naar de juiste plek in de risicomatrix hieronder om het totale risico van het werkproces aan te geven. Het gaat om de classificatie van de som van alle beschreven risico’s binnen het werkproces vóór het opvolgen en implementeren van de beheersmaatregelen. Om een juiste risicoscore aan het werkproces toe te kennen kan overleg plaatsvinden met de privacycoördinator]

Beheersmaatregelen#

[Vul per gesignaleerd risico onderstaande tabel verder in]

Restrisico#

Advies Functionaris Gegevensbescherming#

☐ Mijn belangrijkste adviezen zijn meegenomen in deze DPIA

☐ De belangrijkste risico’s die een inbreuk op de rechten en vrijheden van betrokkenen

kunnen hebben zijn in kaart gebracht

• De beschreven maatregelen mitigeren de risico’s:

☐ voldoende

☐ niet voldoende

☐ Er dient een voorafgaande raadpleging bij de AP verzocht te worden

☐ De vermelde restrisico’s zijn aanvaardbaar

☐ Ik stem in met de uitvoering van de in de rapportage genomen beheersmaatregelen

☐ De DPIA voldoet aan de eisen van de AVG en de aanvullende eisen van de EDPB

☐ Er is geen bezwaar om de genoemde verwerking uit te voeren

☐ De DPIA is goedgekeurd door de FG

Ondertekening DPIA-rapportage#

Proceseigenaar#

[vink aan wat van toepassing is]

☐ De beschrijving van het werkproces is juist en volledig

☐ De belangrijkste organisatorische en technische oorzaken zijn in kaart gebracht

☐ De beschreven maatregelen mitigeren de risico’s voldoende

☐ De beschreven mitigerende maatregelen worden uitgevoerd en gereed gemeld bij

de Privacycoördinator

Privacycoördinator#

[vink aan wat van toepassing is]

☐ Mijn belangrijkste adviezen zijn meegenomen in deze DPIA

☐ De belangrijkste risico’s die een inbreuk op de rechten en vrijheden van betrokkenen kunnen hebben zijn in kaart gebracht

• De beschreven maatregelen mitigeren de risico’s:

☐ voldoende

☐ niet voldoende

☐ De FG dient een voorafgaande raadpleging bij de Autoriteit Politiegegevens te vragen

☐ De beschreven mitigerende maatregelen worden bewaakt en afgestemd met de Proceseigenaar

Interne kwaliteitscontrole#

[vink aan wat van toepassing is]

☐ Er is een kwaliteitscheck uitgevoerd op de DPIA, door bijvoorbeeld een Privacy of Security collega.

☐ De risico’s zijn voldoende gemitigeerd