# Brief 12: ontvangst van een inzageverzoek bevestigen (optioneel)

**[Briefhoofd van de gemeente]**

| Veld | Invullen |
|---|---|
| Datum | [datum] |
| Ons kenmerk | [zaaknummer] |
| Onderwerp | Inzageverzoek |

Beste Voorletters + Achternaam,

Op DATUM ontving de gemeente VOORBEELDGEMEENTE uw verzoek tot inzage van de persoonsgegevens die de gemeente van u verwerkt. Dit verzoek hebben wij in behandeling genomen als een beroep op artikel 15 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

**Waarom ontvangt u deze brief?**

We bevestigen de ontvangst van uw verzoek en gaan ermee aan de slag.

**Wat ontvangt u van ons?**

In sommige gevallen ontvangt u kopieën van de documenten. Dit is afhankelijk van een wettelijke verplichting, zoals bijvoorbeeld bij de Wet maatschappelijke ondersteuning of de Jeugdwet.

In de meeste gevallen ontvangt u een overzicht van de bij ons bekende persoonsgegevens. Hierin vindt u de titels van de documenten die wij van u hebben met daarbij de datum, verwerkingsdoeleinden, persoonsgegevens, herkomst van persoonsgegevens, externe ontvanger(s), toekomstige externe ontvanger(s), geautomatiseerde besluitvorming/profilering, bewaartermijn en mogelijke verwerking buiten Europa.

**Wanneer ontvangt u ons besluit?**

In de wet staat dat we binnen 1 maand een besluit moeten nemen op uw verzoek. Dat betekent dat u uiterlijk [datum] een besluit ontvangt. Is het verzoek groot of ingewikkeld? Dan heeft de gemeente de mogelijkheid om het besluit uit te stellen met 2 maanden. U hoort dit van ons als dat het geval is.

Hopende u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben en met vriendelijke groet,

Het college van burgemeester en wethouders

Namens deze,

Team IB&P

BIJLAGE 1 - Overzicht aanwezige (documenten waarin) persoonsgegevens van betrokkene (voorkomen) Z/00/000000 - Overzicht is gebaseerd op https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/sites/default/files/atoms/files/voorbeeldoverzicht_bij_inzageverzoek_def.pdf

| Document | Datum | Verwerkingsdoeleinden | Persoonsgegevens | Herkomst van persoonsgegevens | Externe ontvanger | Toekomstige externe ontvangers | Geautomatiseerde besluitvorming/ profilering | Bewaartermijn | Verwerking buiten Europa |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|

| De naam van het document, E-mail, zaaknummer…  BIJV: aanvraag vergoeding… | Wanneer is het document aangemaakt Of verstuurd? | Waarvoor worden de persoonsgegevens gebruikt?  BIJV: Nodig om wettelijke taak uit te voeren of nodig om klant te kunnen bereiken… | Alle persoonsgegevens die in het document staan, compleet beschreven.  BIJV: Naam: Albert Olbert Adres: Hoofdstraat 1 2222 AA, VOORBEELDGEMEENTE Tel: 0000 BSN: 000000 | Waar komen de gegevens vandaan?  BIJV: Uit inschrijf formulier ingevuld door betrokkene of uit het BRP… | Worden deze gegevens gedeeld met een externe partij?  BIJV: gedeeld met UWV… | Zijn er toekomstige externe ontvangers van de gegevens? Zo ja, welke? | Worden de gegevens gebruikt om een besluit te maken door een programma? Of om de persoon te profileren?  BIJV: op basis van inkomen in bepaalde groep plaatsen… | Hoe lang worden de gegevens bewaard? Wat is het wettelijke termijn?  BIJV: 7 jaar na sluiting zaak moeten de gegevens worden verwijderd… | Worden de gegevens gedeeld buiten Europa? Zo ja, naar welk land?  BIJV: Ja, naar China |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|