# Brief 1: identificatie vragen bij een inzageverzoek via een gemachtigde

**[Briefhoofd van de gemeente]**

| Veld | Invullen |
|---|---|
| Datum | [datum] |
| Ons kenmerk | [zaaknummer] |
| Onderwerp | Verzoek om identificatie |

Beste voorletters + achternaam,

Op datum ontving de gemeente VOORBEELDGEMEENTE uw verzoek om inzage in de persoonsgegevens die de gemeente van u verwerkt. Dit verzoek behandelen wij als een beroep op artikel 15 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna genoemd de AVG).

**Waarom ontvangt u deze brief?**

Voordat we uw verzoek in behandeling kunnen nemen moet u uzelf identificeren.

**Waarom moet u zich identificeren?**

We moeten zeker weten dat het verzoek door u is gedaan. Zo verstrekken we geen persoonsgegevens aan de verkeerde persoon. We zijn wettelijk verplicht om uw identiteit vast te stellen. Uw verzoek is niet met DigiD ingediend en is namens u gedaan door een gemachtigde. In dat geval moet de gemachtigde aantonen dat u hem volmacht heeft verleend en dat betekent dat de identiteit van zowel u als verzoeker als van de gemachtigde moet worden vastgesteld.

Een kopie van een identiteitsbewijs is hiervoor alleen niet voldoende. Aan de hand van een kopie kunnen wij niet vaststellen of het document echt is. Wij hebben namelijk twijfels over of de digitale handtekening op uw machtiging overeenkomt met uw handtekening op uw rijbewijs. Om die reden kunnen wij de identiteit van u als verzoeker onvoldoende vaststellen en controleren.

**Hoe kunt u uzelf identificeren?**

Er zijn twee mogelijkheid waarop u uzelf kunt identificeren:

- Identificatie op het stadskantoor

U kunt zich identificeren bij de informatiebalie op het stadskantoor(adresgegevens vindt u boven aan deze brief). Op het stadskantoor kunt u uw identiteitsbewijs laten zien. Wilt u ook deze brief mee nemen? Een geldig identiteitsbewijs zijn een Nederlandse identiteitskaart, paspoort, rijbewijs of Nederlands vreemdelingendocument.

- Identificatie via DigiD

U kunt zich ook identificeren met DigiD. Hiervoor hebben we een webformulier. Om dit formulier in te vullen logt u in met DigiD. Dan hebben we ook uw identiteit vastgesteld. Via deze link komt u in het webformulier en kunt u met DigiD inloggen: https://www.voorbeeldgemeente.nl/

We vragen u om in het webformulier het zaaknummer in te vullen. Dan is voor ons duidelijk dat de identificatie bij uw verzoek hoort. Uw zaaknummer is zaaknummer.

Machtiging gemachtigde Ten slotte kunnen wij niet vaststellen dat naam (hierna te noemen: ‘’de gemachtigde’’) bevoegd is om bedrijf te vertegenwoordigen. De machtiging vermeldt enkel dat de gemachtigde bestuurder van deze vennootschap is, zonder dat dit met een bewijsstuk wordt onderbouwd. Voor deze vaststelling hebben wij een recent KVK-uittreksel nodig waaruit blijkt dat de gemachtigde rechtsgeldig bevoegd is om namens bedrijf te handelen en dus ook om als gemachtigde namens u een inzageverzoek in te dienen. Wij hebben dan ook, zoals hierboven toegelicht, redenen om te twijfelen aan de identiteit bij dit verzoek en aan de bevoegdheid van de gemachtigde. Op grond van artikel 12 lid 6 AVG kunnen wij in dat geval om aanvullende informatie vragen die nodig is om deze identiteit te bevestigen, voordat wij uw verzoek verder in behandeling nemen.

**Wat betekent dit voor de status van uw verzoek?**

We stellen de behandeling van uw verzoek uit. Op het moment dat u uzelf identificeert nemen we het verzoek wel in behandeling. Identificeert u uzelf niet binnen 14 dagen? Dan stellen we het verzoek buiten behandeling.

**Hebt u vragen?**

Neem dan contact op met naam@voorbeeldgemeente.nl.

Hopende u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben en met vriendelijke groet,

Het college van burgemeester en wethouders

Namens deze,

Team IB&P