Data Protection Impact Assessment

Onderdeel van Een DPIA in vijf stappen, met sjablonen · Markdown-bron

[Naam werkproces]

[Naam organisatie]


Status	Concept / Definitief / Herzien
Datum start DPIA	[datum]
Datum herziening DPIA	[datum, uiterlijk drie jaar na afronding]
Organisatie	[naam]
Cluster
Afdeling
Verwerkingsverantwoordelijke	College van B&W / Burgemeester / Gemeenteraad
Proceseigenaar
Kennishouder / contactpersoon
Betrokken privacy officer
Versiegeschiedenis	Concept 0.1: eerste opzet kennishouder

Managementsamenvatting#

[Vat de resultaten samen: de scope, waarom de DPIA is uitgevoerd, de risico's, de maatregelen en de conclusie.] (Actie: privacy officer)

1. Beschrijving proces#

1.1 Waar gaat de DPIA over?#

[De aanleiding. Het doel van het werkproces en de context waarin het plaatsvindt, op hoofdlijnen.]

Waar gaat de DPIA niet over?

[Wat expliciet buiten de scope valt, als dat nodig is.]

1.2 Procesbeschrijving#

Beschrijf het proces stap voor stap, met per stap de tabel hieronder. Titels van stappen kunnen zijn:

Verzoek komt binnen via het zaaksysteem #
Verzoek wordt in applicatie X gezet #
Inhoudelijke behandeling in applicatie X door de klantmanager #
Klantmanager neemt een besluit over de aanvraag #
Besluit gaat naar de inwoner via beveiligde mail #
Besluit wordt gearchiveerd en X jaar bewaard #

Voeg een procesplaat toe als die er is.

Stap 1	[titel stap]
Beschrijving stap	Hoe ontvang je persoonsgegevens, wat doe je ermee, waar leg je ze vast?
Wie voert de stap uit?
Wie kunnen bij de gegevens?
Welke persoonsgegevens leg je bij deze stap vast?
Zijn al deze persoonsgegevens noodzakelijk? Leg uit.
Van wie leg je persoonsgegevens vast? Om hoeveel mensen gaat het?
Hoe kom je aan deze persoonsgegevens?
Welke applicaties gebruik je in deze stap? Gebeurt er ook iets met de hand?
Wissel je deze gegevens uit met andere partijen?
Wat is de bewaartermijn?

1.3 Register van verwerkingen#

[ ] De verwerking is wel opgenomen in het register van verwerkingen.
[ ] De verwerking is niet opgenomen in het register van verwerkingen.

1.4 Procesbeschrijving of werkinstructie#

[ ] Dit proces is wel vastgelegd in een procesbeschrijving of werkinstructie.
[ ] Dit proces is niet vastgelegd in een procesbeschrijving of werkinstructie.

2. Samenwerking#

Met welke externe partijen wordt in dit proces samengewerkt? Dat zijn leveranciers van wie een applicatie wordt afgenomen, en andere partijen waarmee de organisatie persoonsgegevens uitwisselt.

Externe partij	Applicatie, systeem of manier van uitwisselen	Privacyrol (verwerker / zelfstandig verwerkingsverantwoordelijk / gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijk / sub-verwerker)	Verwerkers- of andere privacyovereenkomst (j/n; datum en vindplaats)	Doorgifte buiten Europa (j/n; welk land)	Doorgifte-instrument bij doorgifte buiten de EER

3. Persoonsgegevens, grondslag en doelbinding#

Met welke persoonsgegevens wordt gewerkt, waarom is dat noodzakelijk, op welke grondslag, en worden ze hergebruikt?

3.1 Persoonsgegevens#

Gewone persoonsgegevens

[ ] Voor- en achternaam
[ ] E-mailadres
[ ] Telefoonnummer
[ ] Woonadres
[ ] Geboortedatum
[ ] Geslacht
[ ] Nationaliteit
[ ] IP-adres
[ ] Inloggegevens
[ ] Functie
[ ] Klantnummer
[ ] Dienstbetrekking
[ ] Kenteken
[ ] Burgerlijke staat
[ ] Anders, namelijk:

Gevoelige persoonsgegevens

[ ] Burgerservicenummer of ander nationaal identificatienummer
[ ] Financiële gegevens, zoals schulden, bezittingen of een bankrekeningnummer
[ ] GPS-locatie
[ ] Kopie identiteitsbewijs
[ ] Camerabeelden
[ ] Anders, namelijk:

Bijzondere categorieën persoonsgegevens

[ ] Gezondheid
[ ] Ras of etnische afkomst
[ ] Politieke opvattingen
[ ] Religieuze overtuiging
[ ] Lidmaatschap vakbond
[ ] Genetische gegevens
[ ] Biometrische gegevens
[ ] Seksueel leven of geaardheid
[ ] Anders, namelijk:

Strafrechtelijke persoonsgegevens

[ ] Strafrechtelijke veroordelingen
[ ] Lopende strafprocedures
[ ] Opgelegde strafmaatregelen
[ ] Anders, namelijk:

3.2 Noodzakelijkheid en subsidiariteit#


Waarom is het noodzakelijk om deze persoonsgegevens vast te leggen?
Zijn er minder ingrijpende alternatieven voor de privacy van betrokkenen? Leg uit.

3.3 Grondslag#

Tip: betrek de privacy officer bij deze vraag.

Verwerkingsdoel werkproces	AVG-grondslag (toestemming / uitvoering overeenkomst / wettelijke verplichting / vitaal belang / taak van algemeen belang / gerechtvaardigd belang)	Toelichting op de grondslag
		Bij bijzondere categorieën: noem ook de uitzondering in de wet.

Toepasselijke wetgeving en (gemeentelijk) beleid	Welke eisen volgen daaruit?	Toelichting

3.4 Doelbinding#

Worden de persoonsgegevens ook gebruikt voor een ander doel dan hierboven? Vul dan de tabel in. Anders: "n.v.t."

Doel (hergebruik)	Partij (externe organisatie of interne afdeling)	Soort persoonsgegevens	Verenigbaar doel, of nieuw doel met eigen grondslag	Aanvullende maatregelen

4. Juistheid#

Borging kwaliteit. Hoe blijven de gegevens actueel, juist en volledig?

Logging. Is er logging ingericht, op welke onderdelen, hoe lang wordt die bewaard en wordt er op gemonitord?

5. Opslag#


Welke bewaartermijn(en) gelden in dit proces?
Wordt die bewaartermijn nageleefd?
Waar worden de persoonsgegevens opgeslagen?

6. Bescherming#

Betrek een security officer om te toetsen of de organisatie en de leverancier genoeg beveiligingsmaatregelen nemen. Voor de leverancier kan dat met het security-assessment.

6.1 Beveiliging bij de organisatie#

Organisatiebrede maatregelen

[ ] Centrale identiteitsdienst met single sign-on of MFA
[ ] Firewall ingericht (leg uit)
[ ] Back-ups van data op servers, opgeslagen op twee fysieke plaatsen
[ ] Jaarlijkse ENSIA-audit
[ ] Fysieke beveiliging (toegang met tag)
[ ] Werktelefoon (of BYOD) beveiligd met code of wachtwoord
[ ] Werklaptop (of BYOD) beveiligd met code of wachtwoord
[ ] [eigen aanvulling]

Betrokken medewerkers

[ ] Medewerkers hebben een eed afgelegd
[ ] Medewerkers hebben een geheimhoudingsverklaring getekend
[ ] Medewerkers hebben een VOG aangeleverd
[ ] [eigen aanvulling]

Systemen in het werkproces

[ ] Systemen zijn alleen toegankelijk via het eigen netwerk
[ ] Toegang alleen met eigen gebruikersnaam en wachtwoord
[ ] Twee- of meerfactorauthenticatie (2FA/MFA)
[ ] Autorisaties voor systemen zijn ingericht (IAM)
[ ] Autorisaties hangen aan de functie van de medewerker
[ ] Autorisaties vragen (aparte) toestemming van een leidinggevende
[ ] Toegang tot systemen wordt gelogd, en niet iedereen kan bij die logging
[ ] Automatische updates
[ ] [eigen aanvulling]

Specifieke maatregelen voor dit werkproces

[ ] [eigen aanvulling]

6.2 Beveiliging leverancier(s)#

[Naam verwerker 1]

[ ] De verwerker heeft de VNG Standaard Verwerkersovereenkomst ondertekend. Neem Bijlage 2 van de getekende overeenkomst hieronder over.
[ ] Met de verwerker is een andere verwerkersovereenkomst gesloten. Hieronder de belangrijkste maatregelen van de leverancier.
[ ] Met de verwerker is geen verwerkersovereenkomst gesloten.

7. Transparantie#

7.1 Gebruikte technieken#

Vraag	Antwoord en uitleg
Worden er algoritmes gebruikt? Zo ja: hoe werken ze, en voldoen ze aan de eisen van de AP en de Europese wetgever?
Wordt er AI gebruikt? Zo ja: hoe werkt het, en voldoet het AI-systeem aan de eisen van de wet?
Is er sprake van profilering? Zo ja: hoe, en waarvoor wordt de profilering gebruikt?
Wordt er geautomatiseerd besloten? Zo ja: hoe is menselijke tussenkomst geregeld?

7.2 Transparantie richting betrokkenen#

Vraag	Antwoord en uitleg
Hoe en wanneer worden betrokkenen geïnformeerd over het gebruik van hun persoonsgegevens?	Via de privacyverklaring op de website van de organisatie, die betrokkenen op elk moment kunnen lezen. [Vul aan of pas aan]
Zijn er binnen de afdeling specifieke afspraken over verzoeken van betrokkenen?	Verzoeken lopen via de procedure rechten van betrokkenen; de rechten staan ook in de privacyverklaring. [Vul aan of pas aan]
Hoe zijn de systemen ingericht om verzoeken uit te voeren (bijvoorbeeld inzage en verwijdering)?	[Vul aan]

8. Risico's en maatregelen#

Tip: betrek de privacy officer bij dit hoofdstuk.

8.1 Risico's#

Welke privacyrisico's lopen betrokkenen in dit werkproces? Risicoclassificatie: hoog / midden / laag / geen.

Nr.	Risicoclassificatie	Aanduiding risico	Beschrijving risico	Voor wie is het risico?
1
2
3
4
5

8.2 Beheersmaatregelen#

Nr.	Maatregel akkoord (proceseigenaar)	Al geïmplementeerd
1	☐ Ja ☐ Nee	☐ Ja ☐ Nee
2	☐ Ja ☐ Nee	☐ Ja ☐ Nee
3	☐ Ja ☐ Nee	☐ Ja ☐ Nee
4	☐ Ja ☐ Nee	☐ Ja ☐ Nee
5	☐ Ja ☐ Nee	☐ Ja ☐ Nee

Wordt een maatregel niet uitgevoerd, dan motiveert de proceseigenaar waarom het risico wordt geaccepteerd.

8.3 Restrisico#

[Beschrijf de resterende risico's en bepaal of de verwerking door kan gaan, of dat een voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens nodig is.]

9. Advies functionaris gegevensbescherming#

[Het advies van de FG is een verplicht onderdeel van de DPIA. De FG plaatst het advies hier.]

10. Ondertekening#

Proceseigenaar#

[ ] De beschrijving van het werkproces is juist en volledig
[ ] De belangrijkste organisatorische en technische oorzaken zijn in kaart gebracht
[ ] De beschreven maatregelen verminderen de risico's voldoende
[ ] De maatregelen worden uitgevoerd en gereedgemeld bij de privacy officer

Naam: | Handtekening: | Datum:

Privacy officer#

[ ] Mijn belangrijkste adviezen zijn meegenomen in deze DPIA
[ ] Een andere privacy officer heeft een kwaliteitscheck gedaan, namelijk:
[ ] De belangrijkste risico's voor de rechten en vrijheden van betrokkenen zijn in kaart gebracht
[ ] De maatregelen verminderen de risico's: ☐ voldoende ☐ niet voldoende
[ ] De maatregelen worden bewaakt en afgestemd met de proceseigenaar

Naam: | Handtekening: | Datum: